Stocurile sunt unul dintre cele mai de preț active ale unui business, motiv pentru care gestionarea lor este foarte importantă pentru dezvoltarea sustenabilă a oricărei afaceri. Procesul de management al stocurilor poate fi provocator, indiferent de experiența pe care o ai ca antreprenor, motiv pentru care necesită o abordare strategică și bine informată.
Descoperă, în cele ce urmează, tot ce e bine să știi despre gestionarea eficientă a stocurilor.
De la materii prime la produse finite: principalele tipuri de stocuri
Ca definiție, stocurile sunt acele bunuri și materiale deținute de un business, pentru a fi utilizate în procesul de producție sau vândute către terți. Un business, chiar și când se află la început de drum, poate deține mai multe stocuri, în scopul desfășurării activității sale. De aceea, orice antreprenor ar trebui să cunoască cele mai comune tipuri de stocuri pentru a identifica, ulterior, cele mai bune modalități de gestionare a lor.
Principalele tipuri de stocuri sunt:
- Stocuri de materii prime. Acestea includ toate materialele, componentele și piesele necesare pentru a produce produse finite. De exemplu, în fabricarea mobilierului, materii prime pot fi lemnul, textilele etc.
- Stocuri de produse în curs de fabricație. Includ toate produsele care sunt în diferite etape ale procesului de producție, adică semifinite în curs de transformare. De exemplu, în fabrica de mobilă menționată mai sus, stocurile de produse în curs de fabricație pot include canapele sau noptiere care încă nu sunt tapițate.
- Stocuri de produse finite. Acestea includ produsele finale care sunt gata pentru vânzare și livrare către clienți.
- Stocuri de marfă în tranzit. Acestea sunt stocurile care se află în mișcare între locații, cum ar fi mobilierul transportat de la depozit către clienți sau magazine.
- Stocuri de siguranță. Acestea sunt stocurile, de obicei, de materii prime și finite, păstrate pentru a face față variațiilor neașteptate în cerere sau întârzierilor în aprovizionare.
- Stocuri de bunuri pentru întreținere și reparații. Acestea includ stocurile de piese de schimb și consumabile necesare pentru întreținerea și reparațiile echipamentelor de producție din cadrul companiei.
De ce este important managementul stocurilor atunci când ai un business
Acum că am stabilit care sunt cele mai comune stocuri de care, cel mai probabil, vei avea nevoie și tu, ca antreprenor, iată 4 motive pentru care este important să menții managementul stocurilor cât mai eficient.
- Optimizarea costurilor. Un management eficient al stocurilor îți permite o minimizare a costurilor legate de depozitarea și manipularea stocurilor. Reducerea acestor costuri, atunci când nu sunt absolut necesare, poate îmbunătăți marja de profit a afacerii.
- Asigurarea disponibilității produselor. Pentru a-ți menține clienții mulțumiți și fideli, este important să te asiguri că ai mereu suficiente stocuri pentru a face față comenzilor. Lipsa de stoc poate duce la pierderea clienților și a oportunităților de vânzare; de aceea, este important să știi cum să gestionezi stocurile eficient.
- Optimizarea spațiului de depozitare. Un nivel prea mare de stocuri ocupă spațiu de depozitare suplimentar, ceea ce înseamnă costuri adiționale cu chiria sau achiziția de spațiu. O bună gestionare a stocurilor îți permite să utilizezi mai eficient spațiul de depozitare disponibil.
- Îmbunătățirea fluxului de numerar. Nu în ultimul rând, un nivel prea mare de stocuri înseamnă capital blocat. Îmbunătățind managementul stocurilor, vei putea produce atât cât este necesar, iar banii cheltuiți pentru fabricarea finitelor să fie recuperați în scurt timp, prin vânzare.
👉Optimizarea stocurilor poate fi un obiectiv care să te ajute să obții toate aceste avantaje pentru businessul tău. Totuși, pentru a fi cât mai aproape de reușită, ai nevoie de mai mult decât simpla mențiune a acestui obiectiv pe listă. Află cum sa setezi obiective SMART pentru afacerea ta.
Principalele obstacole care pot afecta gestionarea stocurilor şi cum să le previi
Așa cum ai observat, există multiple motive pentru care gestionarea eficientă a stocurilor este importantă. Totuși, acest proces poate fi unul anevoios, dacă nu prevezi din timp obstacolele cu care te-ai putea confrunta. Iată câteva dintre ele și cum le previi:
Obstacol 1: Fluctuațiile imprevizibile ale cererii
Schimbările bruște ale cererii sau tendințele neașteptate pot duce la dificultăți în gestionarea nivelurilor de stoc, provocând fie lipsuri de stoc, fie exces de stocuri.
Cum îl previi: pentru a obține estimări cât mai realiste cu privire la vânzările pe următorul trimestru sau chiar an, analizează istoricul de vânzări pe anul anterior. Acest lucru îți poate oferi o perspectivă asupra modelelor și tendințelor de cerere și te poate ajuta la identificarea evenimentelor speciale sau a altor factori care ar putea influența cererea într-o anumită perioadă. După ce obții toate aceste detalii, ajustează stocurile în consecință.
Obstacol 2: Lipsa de vizibilitate asupra lanțului de aprovizionare
De cele mai multe ori, este dificil să obții o vizibilitate completă asupra lanțului de aprovizionare; totuși, acesta este deosebit de important pentru managementul eficient al stocurilor. Lipsa de comunicare sau transparență între furnizori, transportatori și alte părți implicate poate duce la întârzieri, erori și probleme de stoc.
Cum îl previi: stabilește relații solide cu toate părțile implicate în lanțul de aprovizionare. Comunicarea regulată și deschisă poate ajuta la îmbunătățirea vizibilității asupra fluxului de bunuri și a informațiilor legate de stocuri și transporturi.
Obstacol 3: Lipsa spațiului pentru depozitare
Spațiul limitat disponibil pentru depozitare poate face dificilă stocarea tuturor produselor sau a materialelor necesare în cadrul afacerii. În cazul în care stocurile nu sunt gestionate eficient, depozitul poate fi supraaglomerat, lucru care duce la dificultăți în identificarea și accesarea stocurilor.
Cum îl previi: revizuiește modul de organizare și layout-ul depozitului, pentru a utiliza spațiul disponibil într-un mod cât mai eficient. De asemenea, dacă nivelul de vânzări este unul ridicat și ai nevoie de un spațiu mai generos, poți lua în considerare închirierea unui spațiu mai mare. Acesta îți oferă posibilitatea de a depozita un volum mai mare de stocuri, reducând presiunea asupra spațiului existent și oferindu-ți posibilitatea de a gestiona mai bine creșterea cererii.
👉Pentru ca procesele organizaționale să se desfășoare cât mai fluent, este important să asiguri un acces facil al angajaților către depozit, ținând cont, în același timp, de crearea unui mediu de lucru modern și motivant pentru angajați. În acest sens, poți alege să închiriezi și un spațiu de birouri într-o zonă strategică a Bucureștiului, cum este Cotroceni. De exemplu, poți opta pentru un spațiu de birouri în One Cotroceni Park – o dezvoltare multifuncțională din București, concepută urmărind abordarea Live/Work/Play, care promovează un stil de viață modern și sustenabil, prin intermediul birourilor moderne, al spațiilor de relaxare și al facilităților integrate. Pe lângă un mediu de lucru contemporan, tu și angajații tăi puteți beneficia de programul de loializare One Community, care vă oferă reduceri și oferte la branduri premium.
Managementul eficient al stocurilor: soluții și metode pe care să le aplici
Acum că am văzut și care sunt principalele obstacole care pot sta în calea unui management eficient al stocurilor și cum să le depășești, a venit momentul să îți oferim soluții și metode pe care să le aplici în procesul de gestiune a stocurilor.
Folosește un program de gestiune pentru stocuri
Implementarea unui program de gestiune a stocurilor, cum ar fi un software specializat profilului businessului tău, poate simplifica foarte mult modul de gestiune a stocurilor. Acesta oferi informații în timp real despre nivelurile de stoc, mișcări și tendințe, facilitând luarea deciziilor eficiente. O caracteristică importantă a unui astfel de soft de gestiune este setarea unor comenzi automate, atunci când stocul scade sub o anumită valoare.
Totuși, pentru a seta corect valorile și pentru a gestiona cât mai eficient stocurile, cu un program de gestiune a stocurilor gratuit sau cumpărat, poți să folosești metodele de analiză de mai jos.
- Analiza ABC a stocurilor: clasifică stocurile în 3 categorii, în funcție de valoare sau de frecvența vânzărilor: categoria A include cele mai importante stocuri, categoria B, stocurile de importanță medie și categoria C le include pe cele mai puțin importante. Această analiză permite concentrarea atenției asupra gestionării eficiente a stocurilor care au cel mai mare impact financiar și poate fi folosită pentru setarea nivelului minim de stocuri într-un program de gestiune magazin, restaurant etc.
- Metoda FSN – FSN („Fast-moving, Slow-moving and Non-moving”). Aceasta se referă la modul de mișcare al stocurilor, împărțindu-le în 3 categorii, în funcție de viteza sau rata de utilizare, rata de consum și șederea medie în depozit. În prima categorie sunt incluse stocurile care se consumă cel mai rapid, în a doua categorie, stocurile care nu se consumă atât de frecvent, în timp ce în a treia categorie sunt incluse stocurile care nu înregistrează mișcări în depozit, pe o perioadă de 3-6 luni.
👉Profitabilitatea afacerii tale poate fi influențată într-un mod pozitiv, prin îmbunătățirea managementului stocurilor. Totuși, pe lângă acest lucru, nu uita de managementul resurselor umane – și acesta este un aspect crucial, când îți dorești un business pe termen lung. Află mai multe despre rolul si principiile managementului resurselor umane.
Așa cum ai putut observa pe parcursul acestui articol, gestionarea stocurilor este un aspect vital pentru o afacere, având o influență semnificativă asupra succesului și rentabilității sale. Aplică informațiile din acest articol și investește în tehnologii și instrumente potrivite, pentru a-ți optimiza fluxul de lucru necesar pentru gestionarea stocurilor și, implicit, performanța generală a afacerii.
Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock