Deschiderea unui punct de lucru implică o serie de acțiuni birocratice care să permită companiei să-și desfășoare activitatea într-un nou spațiu, separat de sediul social sau alte sedii secundare deja înregistrate.
Descoperă, în cele ce urmează, ce este un punct de lucru, care sunt pașii pentru deschiderea acestuia și care sunt documentele necesare pentru autorizarea unui nou sediu al firmei tale.
- Ce este un punct de lucru
- Cum se deschide un nou punct de lucru – pașii necesari
- Documente necesare pentru deschiderea unui sediu secundar
- Declarare punct de lucru la ANAF
- Închidere punct de lucru – ce trebuie să știi
Ce este un punct de lucru
Punctul de lucru reprezintă locul în care se desfășoară activitatea fizică a societății, fie că este vorba despre birouri, fie că ne referim la spații comerciale. Acesta se poate regăsi în alte județe decât județul în care a fost înregistrată firma sau în care compania are sediul social.
De pildă, pentru o afacere care a activat până în prezent în zona de nord a țării și dorește să-și extindă serviciile la nivel național, se poate deschide un punct de lucru în București. Deschiderea unui punct de lucru este posibilă oriunde pe teritoriul României, indiferent de locul în care a fost înființată firma.
În plus, o firmă poate avea mai multe puncte de lucru. Acestea se pot deschide atât în momentul înființării firmei, cât și ulterior, prin înregistrarea mențiunii privind înființarea de sedii secundare la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC).
În ce situații este necesară deschiderea unui punct de lucru?
Înființarea unui nou punct de lucru poate avea la bază diferite motivații:
- extinderea activității companiei, care dorește să deservească și alte arii geografice decât cele pe care le acoperă în prezent;
- înființarea unor noi puncte de desfacere, mai accesibile clienților, precum deschiderea unui punct de lucru în alt județ, pentru a deservi clienții din zona respectivă;
- sediul social și locul de activitate sunt diferite sau, cu alte cuvinte, deși firma este înregistrată, din varii motive, într-un anumit județ, aceasta își desfășoară activitatea într-un alt loc.
Necesitatea deschiderii unui punct de lucru decurge, de cele mai multe ori, din evoluția naturală a firmei și din dorința de dezvoltare a acesteia.
👉 Dacă activitatea firmei tale se extinde și ai nevoie de un spațiu de birouri pentru noul punct de lucru, descoperă care sunt avantajele si dezavantajele birourilor de tip open space și află dacă acestea pot fi potrivite pentru afacerea ta!
Important de menționat este că punctul de lucru nu trebuie înscris obligatoriu în actul constitutiv al firmei. De asemenea, dacă sediul social și punctul de lucru sunt la aceeași adresă, nu este necesară înregistrarea unui punct de lucru propriu-zis, ci doar autorizarea activităților la sediul social.
Cum se deschide un nou punct de lucru – pașii necesari
Pentru a deschide un punct de lucru, societatea trebuie să țină cont de o serie de reglementări legale. Actele necesare pentru deschiderea punctului de lucru se depun la Oficiul Național al Registrului Comerțului din județul în care firma are sediul social.
Astfel, în vederea autorizării unui punct de lucru, compania trebuie să urmeze câțiva pași:
Contract de închiriere sau de comodat
La înregistrarea sediului secundar, ONRC solicită un document care să ateste dreptul de folosință asupra spațiului care va fi destinat deschiderii punctului de lucru. Prin urmare, pentru a putea deschide un punct de lucru, o primă condiție este deținerea unui spațiu în proprietate sau în folosință, fapt dovedit printr-un act de proprietate, un contract de închiriere sau un contract de comodat.
Adoptarea Hotărârii AGA sau decizia asociatului unic de deschidere a punctului de lucru
Hotărârea Adunării Generale a Asociaților/ Acționarilor (AGA) sau decizia asociatului unic este necesară pentru a putea înregistra punctul de lucru, aflându-se printre documentele solicitate de ONRC. Detalii despre aceasta, precum și modelul de Decizie a asociatului unic sau hotărârea AGA de deschidere a punctului de lucru se regăsesc pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului.
Acordul vecinilor pentru punctul de lucru
Legislația impune existența unui aviz al asociației de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă. Articolul 40 al legii nr. 196/2018 menționează că schimbarea destinației locuinței se poate face numai cu avizul scris al comitetului executiv şi cu acordul scris, prealabil, al proprietarilor direct afectaţi cu care se învecinează, pe plan orizontal şi vertical, spaţiul supus schimbării.
Depunerea documentației pentru declararea punctului de lucru la ONRC
Cererea de înregistrare a unui punct de lucru, împreună cu celelalte documente solicitate, se pot depune la ONRC atât fizic, la ghișeul instituției, cât și prin mijloace electronice, prin servicii de poștă sau curierat. Documentația se depune la oficiul în a cărui rază teritorială se află sediul social al firmei solicitante.
👉 Ești în căutarea spațiului potrivit pentru deschiderea unui nou punct de lucru în București? Birourile One United Properties reprezintă o alegere sustenabilă, oferind un standard ridicat de calitate pentru angajații tăi.
Documente necesare pentru deschiderea unui sediu secundar
Lista de acte necesare pentru înființarea unui punct de lucru este detaliată pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului. Tot acolo se regăsesc și formularele sau declarațiile-tip pe care solicitantul trebuie să le completeze și să le depună.
Astfel, actele necesare pentru deschiderea unui punct de lucru la ONRC, conform precizărilor de pe site-ul autorității, sunt:
- Cerere de înregistrare;
- Declarație pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condiţiilor de funcţionare sau desfăşurare a activităţii, în original, pentru sediul social sau sedii secundare;
- Hotărârea AGA sau Decizia asociatului unic;
- Documentul care atestă dreptul de folosință asupra spaţiului cu destinaţie de sediu secundar (în original, în copie certificată de parte sau în copie legalizată) – act de proprietate, contract de închiriere sau contract de comodat punct de lucru;
- Actul constitutiv actualizat (dacă acesta a suferit modificări);
- Avizul asociaţiei de proprietari privind schimbarea destinaţiei imobilului (dacă este cazul);
- După caz, dovada autorizațiilor sau avizelor eliberate de autoritățile competente ca o condiție prealabilă înregistrării în Registrul comerțului, când emiterea unor astfel de autorizații sau avize este prevăzută de lege, respectiv dovezile privind îndeplinirea condițiilor prevăzute prin legi speciale, corespunzător domeniului de activitate (în original sau copie certificată);
- Împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale, în original, dacă cererea nu este efectuată de către reprezentantul legal al firmei;
- Dovada privind taxa tarifului legal de publicitate și a tarifului poștal, după caz.
Aceste acte necesare punctului de lucru sunt preluate de pe site-ul oficial al ONRC. Lipsa unuia dintre actele obligatorii pentru deschiderea punctului de lucru duce la respingerea cererii de înregistrare.
Acte punct de lucru – cum le pot obține
ONRC acordă asistență, la cerere, prin intermediul compartimentelor de asistenţă din cadrul oficiilor Registrului comerţului în ceea ce privește îndrumarea privind formalităţile legale pentru întocmirea și modificarea actelor constitutive sau îndrumarea prealabilă pentru completarea cererii de înregistrare şi a formularelor-tip utilizate pentru înregistrarea în Registrul comerțului.
Totodată, cererile și formularele-tip care trebuie să însoțească actele de deschidere a punctului de lucru sunt puse la dispoziția solicitanților în format electronic, pe site-ul instituției.
În cazul în care documentele necesare pentru deschiderea punctului de lucru se transmit electronic, acestea trebuie să fie semnate cu semnătură electronică calificată.
Termenul de depunere al cererii de înregistrare este de 15 zile de la data încheierii actului constitutiv sau a actului modificator, în cazul persoanelor juridice. Prin urmare, așa cum era de așteptat, actele pentru punctul de lucru se depun înainte de începerea activității economice în sediul secundar nou înființat.
Declarare punct de lucru la ANAF
În cazul în care la sediul secundar nou înființat vor activa minimum 5 angajați, deschiderea punctului de lucru la ANAF trebuie declarată în termen de 30 de zile de la data înființării acestuia. Documentele necesare pentru înregistrarea punctului de lucru la ANAF sunt:
- Formularul 060 – Declarație de înregistrare fiscală/ Declaraţie de menţiuni pentru sediile secundare, în două exemplare (se regăsește pe site-ul ANAF);
- Actele de înregistrare cu menţionarea noului punct de lucru (în baza cărora s-a înființat punctul de lucru), precum certificat constatator punct de lucru, certificat înregistrare mențiuni ONRC;
- Act constitutiv și acte adiționale;
- Dovada deținerii spațiului în care s-a stabilit punctul de lucru;
- Alte documente solicitate de către organul fiscal, care să ajute la determinarea situației fiscale a contribuabilului.
Documentele se depun la sediul ANAF de pe raza teritorială a punctului de lucru, care va emite un Certificat de înregistrare fiscală, în termen de 15 zile de la depunerea declarației. Un model de declarație punct de lucru cu salariați se regăsește pe site-ul ANAF, sub denumirea de Formular 060.
Pentru înființarea punctului de lucru SRL cu mai puțin de 5 angajați nu se va atribui un Cod fiscal. Totuși, societatea trebuie să depună o declarație sediu secundar la ANAF, împreună cu certificatul de înmatriculare al sediului principal, actele de înregistrare cu menționarea noului punct de lucru și dovada deținerii spațiului de lucru.
👉 Dacă ești în căutarea unui spațiu de lucru care să ofere angajaților mai mult decât un simplu birou, descoperă abordarea Live/ Work/ Play în dezvoltările ONE United Properties, care mizează pe spații imobiliare moderne, spații pentru birouri sustenabile, dar și spații dedicate vieții sociale, precum restaurante, cafenele sau săli de sport.
Închidere punct de lucru – ce trebuie să știi
În cazul închiderii punctului de lucru, această operațiune se declară la ONRC, tot prin înregistrarea de mențiuni. În plus, după înregistrarea închiderii la Oficiul Național al Registrului Comerțului, este necesară declararea operațiunii de închidere punct și la ANAF, pe raza căruia se află sediul secundar.
Operațiunea de închidere se face prin completarea unei cereri de înregistrare a mențiunilor, la care se adaugă Hotărârea AGA și certificatul constatator de autorizare a activității.
Deschiderea unui punct de lucru urmează o serie de proceduri legale în lipsa cărora activitatea economică nu se poate desfășura. Totuși, pentru un proces facil al deschiderii punctului de lucru, societatea poate să apeleze la serviciile de consultanță ale ONRC, pregătind documentația necesară și urmând pașii indicați în acest material. Important de reținut este că deschiderea unui punct de lucru se bazează pe dovedirea dreptului de folosință al spațiului și pe înregistrarea mențiunii privind înființarea de sedii secundare la ONRC.
Sursa foto: Shutterstock, Shutterstock