Gestionarea eficientă a resurselor umane poate face diferența dintre un business de succes și unul mediocru. De aceea, ca antreprenor, revine în responsabilitatea ta identificarea celor mai eficiente soluții de management al personalului. Un rol important aici îl are pontajul.
Află în cele ce urmează care este, mai exact, rolul său, cum se realizează și care sunt răspunsurile la cele mai comune întrebări despre pontaj.
- Ce este pontajul
- Cum se realizează pontajul: metode pentru un pontaj mai facil
- Care sunt informațiile de care un angajat trebuie să țină cont pentru un pontaj corect
- Alte aspecte legate de managementul personalului pe care ar trebui să le știi
- Întrebări comune despre pontaj
Ce este pontajul
Gestionarea eficientă a timpului nu este importantă doar pentru antreprenori, ci și pentru angajați, iar unul dintre instrumentele fundamentale în acest proces este pontajul.
Pontajul reprezintă procesul zilnic de înregistrare a orelor de lucru efectuate de către angajați și se desfășoară pe toată durata contractului de muncă. Astfel, angajații pot să-și monitorizeze orele de lucru, asigurându-se în același timp că sunt înregistrate și plătite corect, în timp ce angajatorii pot calcula orele lucrate și determina salariile sau alte beneficii oferite de companie în baza lor.
👉 Citește mai multe despre managemenul resurselor umane și află care sunt principiile unui management eficient, dar și ce beneficii îți aduce.
Cum se realizează pontajul: metode pentru un pontaj mai facil
Există mai multe metode de realizare a pontajului, însă, fără doar și poate, cea mai modernă și facilă metodă este utilizarea unui sistem informatic compus dintr-o aplicație software personalizată și cartele de acces pentru angajați.
Un astfel de sistem poate include funcții precum înregistrarea automată a orelor de intrare și ieșire, calculul automat al orelor lucrate și salariilor, plus gestionarea concediilor și a absențelor.
Deși un astfel de sistem presupune o investiție consistentă, te poate ajuta să obții un management al personalului mult mai eficient, cu timp redus de lucru.
Iată și alte 2 modalități mai convenționale de pontaj care te pot ajuta cu managementul personalului.
Foaia colectivă de prezență
O foaie colectivă de prezență este un document, de obicei fizic, în care se înregistrează prezența sau absența angajaților într-o anumită perioadă de timp. Scopul foii colective de prezență este același ca al sistemului informatic, însă, în loc ca angajații să scaneze cartela și să se ponteze automat, aceștia scriu orele de lucru și semnează zilnic foaia de pontaj lunar.
Pontaj în excel
O altă modalitate, mai modernă de această dată, de pontaj este realizarea acestui proces în excel. Metoda este asemănătoare cu foaia colectivă de prezență, însă nu presupune existența unui document fizic, ci a unui document excel. Pentru o mai bună eficiență, setează opțiunea care permite mai multor angajați să completeze fișa de pontaj în același timp și salvează-l pe o partiție comună în care toți au acces, astfel încât să noteze orele de intrare și ieșire de la birou.
Model de pontaj în excel
Dacă ești în căutarea unui model de pontaj în excel, află că pontajul în excel poate fi realizat foarte ușor cu ajutorul unui tabel pentru prezență, cum este și cel de mai jos care reprezintă un model pentru program de lucru normal, de 8 ore.
| Data | Nume angajat | Cod angajat | Oră intrare | Oră ieșire | Ore lucrate |
| 28.06.2024 | Angajat 1 | ABC1A | 09.00 | 17.30 | 8.30 |
| 28.06.2024 | Angajat 2 | ABC2B | 09.10 | 17.00 | 7.50 |
| 28.06.2024 | Angajat 3 | ABC3C | 08.40 | 17.00 | 8.20 |
Această foaie colectivă de prezență în excel poate să fie adaptată astfel încât să se potrivească cu un grafic de lucru în ture, și o poți folosi fără să fie nevoie să apelezi la o aplicație de pontaj pentru angajați. Totuși, poți realiza tabelul și ca foaie colectivă de prezență word, însă atunci poate fi mai provocator calculul orelor lucrate de fiecare angajat în parte.
Care sunt informațiile de care un angajat trebuie să țină cont pentru un pontaj corect
Pe lângă orele zilnice lucrate, indiferent de forma în care alegi să realizezi pontajul în compania ta, în general, pe perioada fiecărui an, acesta trebuie să cuprindă următoarele informații:
- numărul de zile lucrătoare din fiecare lună;
- norma de muncă pentru fiecare angajat în parte – orele de muncă pe care le are de efectuat în fiecare zi;
- orele suplimentare realizate de fiecare salariat;
- zilele de concediu luate de către angajați. Aici sunt incluse concediile medicale, de odihnă, pentru anumite evenimente etc.
- zilele în care angajaţii au lipsit nemotivat.
Acestea sunt și informațiile de care ar trebui să țină cont fiecare angajat pentru un pontaj corect. În plus, angajatul ar trebui să cunoască orarul său de lucru, inclusiv orele de început și de sfârșit ale zilei de lucru, precum și pauzele regulamentare. Dacă există discrepanțe sau erori înregistrate în pontaj, angajatul ar trebui să le semnaleze imediat departamentului de resurse umane sau persoanei responsabile de administrarea pontajului.
Alte aspecte legate de managementul personalului pe care ar trebui să le știi
Un management bun al personalului nu se limitează doar la gestionarea eficientă a orelor lucrate, ci implică și alte aspecte importante precum:
- Crearea unui mediu de lucru sănătos și modern – acesta poate contribui la creșterea productivității, inovării și satisfacției angajaților.
👉 Designul modern, birourile open space, accesul la tehnologia avansată și zonele dedicate relaxării sunt elemente importante ale unui mediu de lucru modern și sănătos. Pe toate acestea le găsești în One Herastrau Office, o dezvoltare de birouri sustenabilă, concepută urmărind abordarea Live/Work/Play, care promovează un stil de viață modern.
Iată câteva imagini cu birouri moderne care să te inspire în alegerea spațiului pentru angajații tăi.
- Promovarea echilibrului între viața profesională și personală – este esențială pentru a menține angajații motivați și cu un nivel minim de stres legat de locul de muncă. Pentru a susține acest lucru poți să le oferi un program flexibil de lucru, posibilitatea de a lucra câteva zile de acasă, concedii plătite suplimentare sau alte avantaje care să faciliteze gestionarea vieții profesionale și personale.
👉 Încurajează-ți angajații să mențină un echilibru sănătos între viața personală și cea profesională cu ajutorul cardului de membru One Community. Dacă ai închiriat un spațiu de birouri într-una dintre clădirile noastre, tu și angajații tăi puteți beneficia de reduceri exclusive la oricare dintre partenerii noștri. Descoperă mai multe despre programul de loializare One Community!
- Gestionarea conflictelor. Ca antreprenor, este bine să fii capabil să previi, dar și să identifici, să intervii și să rezolvi conflictele într-un mod profesionist și constructiv, facilitând comunicarea deschisă între angajați. Pentru a fi cât mai bine pregătit într-un astfel de context, poți să te înscrii la cursuri de comunicare și management al conflictelor, care, cu siguranță, vor contribui la dezvoltarea ta ca manager.
👉 Fii atent la tiparele de comportament ale angajaților tăi și ajustează-ți feedbackul în funcție de acestea. Află cum poti sa oferi feedback constructiv, pentru a evita conflictele și demotivarea angajaților.
Întrebări comune despre pontaj
Fiind atât de important pentru managementul personalului, pontajul este un subiect interesant pentru mulți antreprenori, motiv pentru care există câteva întrebări comune pe care și le adresează aceștia. Iată care sunt și ce răspunsuri au.
Cum se face pontajul în zilele legale de sărbători?
Dacă te întrebi cum se face pontajul în sărbătorile legale, ei bine, conform art. 142 din Codul Muncii, sărbătorile legale au un statut aparte atunci când vine vorba de pontaj. Totuși, angajaţii care lucrează în zilele de sărbătoare se pot ponta și trebuie să fie recompensați zile libere echivalente în următoarele 30 de zile.
Dacă nu este posibil acest lucru în baza unui motiv întemeiat, se va acorda un bonus salarial cu valoare cel puţin egală cu cea din salariul de bază.
Cum se face pontajul pentru angajații care lucrează în schimburi?
Pontajul pentru angajații care lucrează în schimburi poate fi gestionat în mod similar cu cel pentru angajații cu program fix, cu unele ajustări pentru a reflecta natura acestui program. Așadar, fiecare schimb trebuie să aibă înregistrată norma de lucru, precum şi orele de începere şi de încheiere a activității. De asemenea, ca și în cazul pontajului pentru un program de lucru normal, trebuie înregistrate absențele angajaților în schimburi și concediile.
Învoirile trebuie trecute în pontaj?
Învoirea de la locul de muncă nu este reglementată legal, așa că nu trebuie trecută în pontajul zilnic. Aceasta se acordă salariatului ca beneficiu de către angajator, atunci când acesta are nevoie să lipsească timp de câteva ore de la locul de muncă, pentru rezolvarea intereselor personale.
Concluzionând, un sistem de pontaj cu ora sosirii și ora plecării angajaților te poate ajuta pe tine, ca antreprenor, să gestionezi timpul petrecut la muncă pentru a monitoriza eficiența acestora, dar și pentru a calcula salariile și bonusurile oferite pentru orele suplimentare. Indiferent de metoda pe care alegi să o folosești, un sistem de pontaj bine gestionat te ajută să fii în conformitate cu reglementările legale menționate în Codul Muncii.
Surse foto: Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock, Shutterstock.