Sesiunile de feedback sunt un instrument extrem de util pentru a crea echipe sănătoase și funcționale în cadrul organizației. Feedback-ul periodic poate să contribuie la creșterea productivității unui angajat, oferind claritate muncii sale și felului în care aceasta este percepută la nivel organizațional.
O părere argumentată din partea unui superior este relevantă pentru definirea și evaluarea obiectivelor profesionale. Un feedback util trebuie să ia în considerare aspectele pozitive, dar și pe cele negative, referitoare la performanța unui angajat, având rolul de a motiva, dar și de a corecta o anumită persoană.
Pentru a aduce beneficii reale, maniera în care se oferă feedback este și ea relevantă. Angajații au personalități diferite și vor reacționa în mod distinct la primirea unui feedback, fapt care justifică importanța respectării unor reguli.
- Caracteristicile feedback-ului – exemple de feedback pozitiv
- Când se oferă feedback?
- Tipuri de feedback: în scris sau față în față?
- Cum te pregătești pentru a oferi feedback constructiv?
- Cum poate să dăuneze un feedback negativ oferit necorespunzător?
Caracteristicile feedback-ului – exemple de feedback pozitiv
Pentru a nu se transforma într-o sesiune de critici la adresa unei persoane, feedback-ul trebuie să țină cont de întrunirea unor caracteristici importante. Literatura de specialitate amintește că cel mai important lucru pe care managerii trebuie să-l aibă în vedere este separarea persoanei de acțiune. Cu alte cuvinte, feedback-ul nu critică sau laudă o anumită persoană, ci doar acțiunile, deciziile, rezultatele sau realizările acesteia.
O altă caracteristică importantă a feedback-ul este specificitatea. Un feedback specific va ajuta angajatul să înțeleagă punctele sale forte, dar și lucrurile care constituie un impediment în dezvoltarea sa. Managerul trebuie să utilizeze exemple concrete care să-i susțină părerea, fără a formula judecăți neargumentate, care pot fi percepute drept critică.
Dacă, spre exemplu, se oferă feedback referitor la un anumit proiect încheiat, superiorul poate include în discuție situațiile specifice în care angajatul s-a remarcat sau a întâmpinat probleme. Ba mai mult, feedback-ul oferit de către manager trebuie să fie sincer și raportat la acțiunile imediate ale angajatului.
Când se oferă feedback?
Eficiența feedback-ului depinde în mare măsură de momentul în care acesta este livrat. Sesiunile de feedback oferite angajaților ar trebui să devină un obicei în cadrul companiei, astfel încât aceștia să înțeleagă că a primi feedback nu este o modalitate de critică, ci o oportunitate de evaluare a muncii și a rezultatelor obținute.
Feedback-ul poate fi oferit angajaților la finalul oricărui proiect, după rezolvarea unei sarcini complicate sau ori de câte ori managerul simte că este necesar. Feedback-ul este o unealtă extrem de importantă pentru evaluarea muncii și a performanței angajatului, dar și pentru corectarea eventualelor erori sau comportamente nepotrivite.
Pentru a fi util și eficient, feedback-ul legat de o anumită acțiune trebuie oferit imediat ce acțiunea a fost încheiată. Nu este indicat ca sesiunile de feedback să se refere la activități petrecute în urmă cu săptămâni sau chiar luni, deoarece în mintea angajatului se va instala confuzia. Dacă feedback-ul este oferit la timp, managerul va putea utiliza exemple concrete și realiste, pentru a ghida angajatul.
În cazul în care sesiunile de feedback se oferă după un orar prestabilit, de la care managerul nu dorește să se abată, informațiile referitoare la performanța unui angajat pot fi notate în amănunt, astfel încât realitatea să nu fie distorsionată. Totuși, un feedback eficient este oferit într-o perioadă scurtă de timp de la producerea acțiunii, având un impact semnificativ mai mare asupra angajatului.
Tipuri de feedback: în scris sau față în față?
În comunicarea verbală, complexitatea mesajului transmis este mult mai mare. Deși poate avea un grad de dificultate mai ridicat, sesiunea de feedback față în față poate să dea mesajului valențe mult mai puternice.
Feedback-ul scris este util în situațiile în care superiorul oferă o părere punctuală, referitoare la un material sau un raport realizat de către angajat. În acest fel, managerul poate semnala eventualele neclarități și poate remarca aspectele mulțumitoare legate de munca angajatului. Totuși, recomandat este ca feedback-ul scris să fie urmat de o discuție față în față.
Deși există o reticență referitoare la a transmite un feedback față în față, avantajul acestui tip de comunicare este acela că minimizează neînțelegerile și nu lasă loc de interpretări. Chiar dacă aspectele negative sunt mai dificil de tratat, preocuparea managerului trebuie să fie nu înspre a critica, ci spre a semnala anumite puncte slabe și a le corecta.
Emoțiile sunt prezente nu doar în viața personală, ci și la locul de muncă, iar comunicarea verbală poate stabili o conexiune reală între participanții la discuție. În general, pentru ca feedback-ul să fie perceput drept constructiv, ar trebui să înceapă cu o serie de aspecte mulțumitoare din activitatea angajatului. Tranziția spre aspectele negative ar trebui făcută cât mai natural, indicând angajatului eventuale soluții sau noi direcții de acțiune. Feedback-ul negativ se discută întotdeauna pe situații punctuale, evitând generalizările sau criticile. Totodată, acesta se livrează în cadrul unei sesiuni separate pentru fiecare angajat, în care managerul își alocă timp pentru a explica, pentru a detalia și pentru a identifica, alături de angajat, eventuale soluții.
Feedback-ul oferit cu regularitate va deveni un obicei, iar percepția angajaților se va schimba. Pentru a înlătura scepticismul acestora referitor la a primi feedback, companiile trebuie să includă astfel de sesiuni ca parte integrantă a activității uzuale.
Cum te pregătești pentru a oferi feedback constructiv?
Pentru a oferi feedback într-o manieră constructivă, managerul trebuie să ia în considerare nu doar mesajul transmis, ci și personalitatea angajatului, deschiderea sa, motivațiile sale în muncă și implicarea în viața organizației.
Cunoașterea activității angajatului este un punct de plecare important în construirea feedback-ului. Înainte de a iniția o discuție și de a oferi feedback, managerul trebuie să analizeze activitatea generală a angajatului, performanțele sale și punctele slabe ale muncii. Totodată, discursul se adaptează în funcție de receptivitatea salariatului.
O singură sesiune de feedback nu este suficientă pentru a garanta corectarea unor comportamente sau îmbunătățirea unor activități. Aceasta trebuie să fie urmată de o monitorizare permanentă a muncii și de oferirea unui feedback constant, mai ales dacă salariatul percepe astfel de discuții drept unelte utile în dezvoltarea sa profesională.
Mai mult decât atât, în pregătirea feedback-ului, un manager ar trebui să ia în calcul și eventuale sugestii de îmbunătățire pe care să le propună angajatului. Bineînțeles, toate propunerile pot suferi modificări, în funcție de intențiile și țelurile unui angajat, dar și în funcție de modalitatea sa de lucru.
Felul în care feedback-ul este perceput de către angajat depinde de factori multipli, precum modul în care este transmis mesajul, tonul pe care i se comunică sau chiar momentul din zi și locul în care are loc discuția. Pentru a crea o atmosferă relaxată, managerul poate rezerva un spatiu modern din cadrul biroului, care să favorizeze o discuție degajată, și poate alege un interval orar din prima parte a zilei, când angajatul este odihnit și receptiv.
Cum poate să dăuneze un feedback negativ oferit necorespunzător?
Oferit într-o manieră necorespunzătoare, feedback-ul poate fi perceput drept critică și poate demotiva angajatul. Pentru a evita un răspuns negativ din partea salariatului, feedback-ul ar trebui să includă și aspectele pozitive, legate de munca sa.
Totuși, este de la sine înțeles că, în activitatea fiecărui angajat, vor exista aspecte care necesită corectare. Un feedback negativ care nu oferă soluții va conduce la scăderea atașamentului salariatului față de companie și față de echipa din care face parte.
Astfel, superiorii ar trebui să țină cont de câteva aspecte care să îmbunătățească receptivitatea și înțelegerea angajaților față de primirea unui feedback. Pe de o parte, cu cât este oferit mai constant, cu atât devine mai familiar. Pe de altă parte, feedback-ul nu are rolul de a critica, ci de a aprecia, de a corecta și de a soluționa. Dacă se remarcă un comportament negativ, acesta trebuie comunicat împreună cu eventualele consecințe pe care le poate avea, dar și cu soluțiile aplicabile în situația respectivă.
Dacă angajații sunt prezenți la birou, managerul poate să ia în considerare oferirea unui feedback față în față, pentru a asigura transmiterea clară și eficientă a mesajului. Deși livrarea unui feedback negativ poate să fie un lucru dificil pentru manager și pentru angajat, acesta trebuie perceput drept oportunitate de dezvoltare și de soluționare a eventualelor erori.
Sesiunile de feedback sunt un element important în construirea unui mediu de lucru sănătos. Acestea contribuie la dezvoltarea organizațională și, oferite într-o manieră constructivă, îmbunătățesc performanța salariaților și eficientizează procesele de muncă. O comunicare constantă asigură angajatului un mediu propice pentru a se dezvolta și pentru a-și evalua în mod constant munca.
Feedback-ul nu critică o persoană, ci discută o acțiune sau o decizie a unui angajat. Totodată, acesta privește nu doar lucrurile negative, ci și aspectele mulțumitoare, pentru care un salariat s-a remarcat. Pentru a fi constructiv, feedback-ul aduce în lumină aspecte diverse ale activității unei persoane și se concentrează pe soluții care să conducă spre evoluție și performanță.
Sursă foto: Shutterstock
